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OPST - Operative Project Steering Tool








Das

Das Operative-Projekt-Steuerungs-Tool wurde von Herrn Gernot Labs für SAP Projekte entwickelt und auch für alle anderen Projekt-Themen einsetzbar.


Entwickelt wurde es aus einer massiven Unzufriedenheit unserer Kunden bei SAP R/3 Projekten:


CIO: „Die Projektleiter berichten im Lenkungsauschuss, was sie wollen. Der Status wird zu lange Zeit auf „Grün“ gemeldet, Probleme werden viel zu spät transparent. Die Beraterleistungen verschlingen Millionen und können nur unzureichend kontrolliert werden.“ 


Projektleiter: „Der Aufwand für die Pflege der Projektmanagement-Tools und das Reporting ist viel zu hoch. Ich komme als Projektleiter kaum noch zu meiner fachlichen Arbeit. Für die Planung fehlt die Zeit. Laufend kommen neue Zusatzanforderungen.“


Projektmitarbeiter: „Wir kennen weder die Projektplanung noch aktuelle Änderungen. Mit dem PM Tool arbeiten wir nicht. Das Projekt ist intransparent und dauernd fehlen Ressourcen.“


Mangelhaftes R/3 Projektmanagement

Viele Kunden beklagen, dass, obwohl fast überall Projektmanagement (PM)-Standardsoftware im Einsatz ist, diese nur von wenigen Projektmitarbeitern bedient werden könne. Die Nutzung ende meist bei der Meilenstein- und Terminplanung, fast nie existiere ein umfassendes Ressourcen-Management und meist bliebe das Management von Schnittstellen, Risiken, inhaltlichen Zusammenhängen, etc. völlig auf der Strecke. Ressourcen-Probleme, inhaltliche Minderleistungen und eine allzu leichtfertige Bereitschaft, auf Änderungswünsche der Fachabteilungen einzugehen, führten zu ausufernden Problemen bei R/3 Projekten.

Erhebliche Mehrkosten und Zeitverzögerungen sind die Folgen, für die die Projektleiter zur Verantwortung gezogen werden. Andererseits hat niemand Zeit, tagelange Schulungen zu besuchen oder Unsummen für Software-Lizenzen auszugeben. Meist beklagen Manager und Projektmitarbeiter den enormen Aufwand für Projekt-Reporting und Stundenerfassung.

Im Lenkungsausschuss können problemlos kritische Projekte mit Status „Grün“ präsentiert werden, weil der Projektüberblick fehlt. Gezieltes kritisches Nachfragen durch die Verantwortlichen ist kaum möglich. Offene Aufgabenstellungen und fehlende Entscheidungen lähmen Projekte häufig über lange Zeiträume.   

 

Besonderheit R/3 Projektmanagement 

 

SAP R/3 Projekte verschlingen aufgrund ihrer Komplexität in Unternehmen jährlich Millionenbudgets. Sog. „Standard-SW“ muss mit teuren Beraterleistungen maßgeschneidert werden. Als Projektmanager zahlreicher Projekte habe ich Vorgehensmodelle und -Inhalte über Jahre zusammengetragen und in einer, auch visuell besser wahrnehmbaren Struktur im OPST abgebildet. Natürlich können weder alle R/3 Projekte noch alle Unternehmensbesonderheiten standardisiert werden. Aber klare Strukturen und  Frage-Routinen helfen den Projektleitern. Habe ich an diese Abstimmung gedacht? Benötige ich an dieser Stelle mehr Ressourcen? Wie wirkt sich das auf meinen Zeitplan aus? Welche parallelen Projekte habe ich an dieser Stelle zu berücksichtigen? Was passiert, wenn…?

 

Kann OPST auch in anderen Projekten eingesetzt werden?

 

OPST wird u. a. auch für die Steuerung von Forschungsprojekten in einem marktführenden Chemiekonzern genutzt.


Was ist das Besondere an OPST und was kann man sich darunter vorstellen?

OPST wird von den Projektmitarbeitern angenommen, weil es - einfach - ist. Es ist bei mehreren Unternehmen und einem deutschen Ministerium erfolgreich im Einsatz.

Ich wollte eine PM-Lösung entwickeln, die folgende Anforderungen erfüllen musste:
- leicht bis selbsterklärend anzuwenden
- Nutzen, was alle schon kennen: Excel und Word  
- Schulungsaufwand 0 - max. 1,5 h
  

- Keine teuren Software Lizenzen

- alle Beteiligten (nicht nur der Projektleiter,
  auch Gremien-Mitglieder sowie alle
  Projektmitarbeiter) sollen sich ihre
  Informations-Sichten einfach „online“ anlegen
  und abrufen können.
- Reduzierung des Reporting-Aufwandes
- statt leerer PM-Tabellen sollen Strukturen
  vorgefunden werden, die das individuelle
  Geschäft des jeweiligen Kunden widerspiegeln
- Checklisten für unerfahrene Projektleiter

 

Der Kern des Erfolges liegt in einer sich auf Inhalte konzentrierenden Planung und  Realisierungsverfolgung. Textinhalte werden ausführlich und verständlich aber nur einmalig erfasst und dann nur noch fortgeschrieben. Reports werden aus dem gleichen Dokument "mit wenigen Klicks" selektiert. Die Projektdokumentation entsteht als Nebenprodukt. In einem Projekt Master Report schaffen „sprechende Nummerierungen“ endlich klare Strukturen. Risiken und kritische Fragen werden durch den Vergleich weniger Eckdaten offensichtlich. Betroffene werden zu Beteiligten, Entscheidungsträger kommen in die Pflicht.  Die Erfolgsformel:

Der heutige Aufwand für Projektmanagement

+ Mehraufwand für OPST für qualitativ bessere

   Informationen (Planung/Berichterstattung)
- Reduzierung des Reportingaufwands
- 80% der Besprechungs-/Ergebnisprotokolle
- Aufwand für Ressourcen-, Risiko- und Schnittstellenmanagement
- Aufwand für vermeidbare Konflikte      

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= i. d. R. kein Mehraufwand ggü. vorher

+ Effizienzsteigerung in der täglichen Projektarbeit
   und deutliche Qualitätsverbesserung im Projektmanagement
+ Einsparungen externer/interner Ressourcen

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= Ihr Vorteil


Die OPST-Methode beinhaltet ein erprobtes Change Request Verfahren, Templates,  einfache Methoden um die Projekt-Email-Flut in den Griff zu bekommen und gibt Beispiele für eine ordnungsgemäße Projektdokumentation. Ferner erhalten Sie Tipps für die aufwandsarme Erstellung des Projekt Master Reports.


Wie würde OPST in Ihrem  Unternehmen/ im Projekt eingeführt?

 

Zunächst würden Interviews/Workshops zu einem oder mehreren, für Ihr Unternehmen passenden, Vorgehensmodellen führen. Diese würden im OPST und im Projekt Master Report (PMR = späterer Statusbericht) übertragen. Bei Bedarf kann die excim Management Consulting GmbH auch auf Zeit den Aufbau und die Leitung von Projektbüros bzw. einem zentralen Projektmanagement anbieten.

 

Was müsste investiert werden?


Wir bieten Ihnen Methoden-Know how bzw. die Implementierung dieses neuen Verfahrens an und möchten keine Software verkaufen. Sie benötigen keine Programmierleistungen. Ihre Mitarbeiter benötigen nur Excel- und Word-Kenntnisse.   

Die Investitionen lagen bisher immer weit unter denen der „Standardprodukt-Lösungen“. Die Akzeptanz durch die Mitarbeiter in den Projektteams war bei jedem Kunden enorm hoch. 

 

Der Return-on-Investment war bisher nach jedem Einsatz überzeugend.


Gernot Labs






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