4. SAP-Management

 

Unternehmen führen SAP erstmalig ein, migrieren oder führen Release-Wechsel durch. Prozesse werden permanent angepasst, bestehende Branchen-Lösungen implementiert oder neue Branchenlösungen entwickelt. Diese permanenten Anpassungsprozesse erfordern enormen Einsatz der IT Abteilungen, Budgets für externe Berater, interne Ressourcen aus den Fachbereichen, etc.
 

Als SAP Projektleiter, IT Manager und Leiter SAP Projektmanagement habe ich erfahren müssen, warum Implementierungen fast scheitern, enorme Termin-/ Budgetüberschreitungen entstehen und die User in den Fachbereichen fast verzweifeln.

In meinen interimistischen Einsätzen konnte ich dazu beitragen, dass realistische Projektplanungen erstellt, Schnittstellen berücksichtigt wurden, Abstimmungen zu parallel laufenden Projekten gewährleistet wurden, externe Ressourcen effizienter eingesetzt und Fachbereiche besser bedient wurden. Dies wurde erreicht durch die Schaffung klarer Strukturen, Transparenz sowie ein schlankes und auf Inhalte und tatsächliche Fortschritte konzentriertes Reporting. So wurde schnell deutlich, wo eingegriffen werden musste.     

 

"Was kosten Sie Ineffizienzen im SAP-Umfeld?"

 

Wesentliche Fragestellungen in den Einsätzen waren:

 

• Was wollen Fachbereich und Key User wirklich?
• Welche SAP Funktionalitäten können ersatzlos gestrichen werden?
• Ist die Projektplanung realistisch und ausreichend kommuniziert?
• Wo können wir aufwendige Berateranalysen sparen und existierende Informationen besser nutzen?
• Wo müssen die Fachbereiche intensiver eingebunden werden/wo können wir sie
  entlasten?
• Welche Qualität hat das existierende Projekt-management?
• Wie bekommen wir endlich das Ressourcen-Management in den Griff?
• Wie erreichen wir eine bessere Orientierung am SAP-Standard?
• Wie verhindern wir, dass Externe die Budget-Töpfe „ausschöpfen“?
• Wurden alle User Anforderungen und Schnittstellen berücksichtigt?
• Wann muss ein Change Request Management konsequent „nein“ sagen? 

Summary für einen schnellen Skill Check:

Prozess- und Organisations-untersuchungen, Fachkonzepte, Projektleitung (CO, FI), Projektmangement, Leitung von IT Helpdesks und Projektbüros, kein Customizing, keine Programmierung.

Konkrete Erfolge meiner Kunden

Bei einem Dienstleistungsunternehmen wurde über mehrere Jahre vergeblich versucht, das Konzept für eine neue ERP-Software zu erarbeiten. Auch externe Unterstützungsversuche scheiterten an verschiedenen Faktoren. Durch gemeinsame Workshops mit den Verantwortlichen der und den Know how Trägern in den Abteilungen Materialwirtschaft, Rechnungswesen und Controlling wurde eine umfassende Prozessoptimierung erarbeitet und in professionellen Fachkonzepten für eine SAP Ausschreibung zusammengefasst. Erst durch die offene Integration der Beteiligten konnte die ERP-Lösung konzipiert werden. Alle Beteiligte stehen nun hinter den gemeinsamen Ergebnissen. Ein DV-Konzept regelte die Einzelheiten für die Bieter in einem öffentlichen Bieterverfahren. Noch heute bestätigt der Kunde, dass diese Fachkonzepte ihn heute vor Minderleistungen (und deren finanziellen Folgeschäden in Form von Change Requests) des mit der Realisierung beauftragten Software-Dienstleisters bewahren.   

Bei einem Anlagenbauer und Serviceleister habe ich die Projektleitung für das SAP Modul CO (Controlling) übernommen (später auch Finanzen/FI und Anlagenbuchhaltung/AM). Dieses, bis dahin, fast gescheiterte SAP Projekt konnte “herumgerissen” werden. Als Interim Projektleiter und späteres Mitglied des Lenkungsausschusses konnte ich Veränderungen von innen bewirken. Schwerwiegende Fehler in der Projektplanung und -umsetzung wurden schrittweise korrigiert, sowie fehlende Konzepte nachgearbeitet. SAP ist dort inzwischen erfolgreich im Einsatz.

Zwei große deutsche Organisationseinheiten im öffentlichen Dienst steuerten eines der größten SAP Programme Deutschlands und wollten ihren externen Beratern einen Projekt- und Finanzcontroller gegenüberstellen. Einsparungspotentiale wurden durch die schnelle Identifikation der Problembereiche aufgedeckt. Ein neues Projektmanagement mit Methoden und Tools (OPST) wurde in kurzer Zeit implementiert. Unnötige externe Ressourcen wurden freigesetzt, interne Ressourcen wurden reaktiviert. Einige Projektendtermine wurden auf realistische Termine verschoben, andere wurden mit den nötigen Ressourcen ausgestattet. Projekte wurden kritisch hinterfragt und neu bewertet. Übergreifend wurden zahlreiche Probleme, jedoch auch Lösungswege durch die eingesetzten Methoden transparent. 

Ein mehrere hundert Mill. Euro umfassendes SAP Programm sollte über ein auf Entscheidungen ausgerichteten Multi-Projektmanagement während einer Unternehmensfusion zweier großer Konzerne aufgebaut werden. Innerhalb kürzester Zeit wurde ein internationales Projektreporting aufgebaut.   

Als Leiter Projektmanagement unterstützte ich eines der größten SAP Entwicklungs- und Implementierungsprojekte Europas (> 60 Mio. EUR für externe Leistungen) bei einem Unternehmen in Norddeutschland. Binnen kürzester Zeit wurde ein umfassendes, funktionierendes Projektmanagement etabliert und erstmalig eine  realistische Planung des Gesamtvorhabens auf die Beine gestellt und der Lenkungsausschuss über massive Probleme in der Umsetzung informiert sowie Gegenaßnahmen initiiert. Auch hier ist OPST zum Einsatz gekommen.

In einem Chemie-Unternehmen war die Unzufriedenheit nach einer SAP-Implementierung enorm groß. Ich übernahm hier die Leitung eines international besetzten Helpdesks, dessen interne und externe Mitarbeiter europaweit verteilt waren. “Hilfe zur Selbsthilfe” war der Schlüssel zum Erfolg. Ich leitete verschiedene Arbeitsgruppen, um unter Beteiligung von Internen und Externen konkrete Lösungen innerhalb und außerhalb SAP zu erarbeiten. Erfolgreiches Change Management und User-gerechte Dokumentationen und Informationen erhöhten die Zufriedenheit enorm. Als IT (SAP) Manager leitete ich 2 Jahre „hands-on“ die betriebswirtschaftliche, ablauforientierte und technische Problembeseitigung in den SAP Modulen FI, CO, SD, MM, PP und QM als Leiter zahlreicher Key User-Teams.

Der Global Head of Finance & Accounting eines Dienstleistungsunternehmen mit mehreren Mrd. EUR Umsatz beauftragte mich als Interim Projektleiter für die Geschäftsprozessoptimierung  im Finanz- und Rechnungswesen die Leitung über ein aus internen Mitarbeitern und einem externen Beraterteam einer der Top 5 Beratungsgesellschaften bestehenden Projektes zu übernehmen. Das Projekt brachte bis dahin keine greifbaren Ergebnisse und verschlang immer höhere finanzielle Mittel. Ziel des Projektes war die Optimierung der Prozesse und Realisierung entsprechender Personalkosteneinsparungspotentiale und die Reduzierung der Prozesskosten. Mit entsprechenden Erfahrungen für Prozesse und Funktionen im Finanz- und Rechnungswesen und Controlling sowie insbesondere auch mit Kenntnissen von Zusammenhängen und Lösungsmöglichkeiten in SAP FI/CO/MM/SD wurde die Projektarbeit komplett neu ausgerichtet. Statt „Wagenräder neu zu erfinden“ und lange Ist-Analysen zu erstellen wurden binnen weniger Wochen Standard-Soll-Prozesse (inkl. IKS-Internen Kontroll-Systempunkten) erarbeitet, die von den fachlich Verantwortlichen in Deutschland und Osteuropa bestätigt und in konkrete Maßnahmen mit Ratio-Potentialen transferiert wurden. So wurde eine deutlich schnellere Umsetzung durch bessere Einbindung der Internen und mit einem Best Practice Ansatz die nötige Dursetzungsperformance erreicht. So konnten Aufwandsreduktionspotentiale durch IT- technische und prozessuale Lösungen im mehrstelligen Mio.-EUR-Bereich allein in Deutschland aufgezeigt werden. Für die Umsetzung wurde an einen internen Projektleiter übergeben, der noch längere Zeit gecoached wurde.    

Bei einem Dienstleistungsunternehmen wurde über mehrere Jahre vergeblich versucht, das Konzept für eine neue ERP-Software zu erarbeiten. Auch externe Unterstützungsversuche scheiterten an verschiedenen Faktoren. Durch gemeinsame Workshops mit den Verantwortlichen der und den Know how Trägern in den Abteilungen Materialwirtschaft, Rechnungswesen und Controlling wurde eine umfassende Prozessoptimierung erarbeitet und in professionellen Fachkonzepten für eine SAP Ausschreibung zusammengefasst. Erst durch die offene Integration der Beteiligten konnte die ERP-Lösung konzipiert werden. Alle Beteiligte stehen nun hinter den gemeinsamen Ergebnissen. Ein DV-Konzept wurde im Anschluss ebenfalls erstellt.