OPST Das Operative-Projekt-Steuerungs-Tool 

Ein stark vereinfachtes Projektmanagement auf Basis von Excel und Word

O P S T für SAP R/3

Das Operative-Projekt-Steuerungs-Tool für SAP Projekte entwickelt und auch für alle anderen Projekt-Themen einsetzbar…

 

von Gernot Labs

 

Unzufriedenheit bei R/3 Projekten

CIO: „Die Projektleiter berichten im Lenkungsauschuss was sie wollen. Der Status wird zu lange Zeit auf „Grün“ gemeldet, Probleme werden viel zu spät transparent. Die Beraterleistungen verschlingen Millionen und können nur unzureichend kontrolliert werden.“ 

Projektleiter: „Der Aufwand für die Pflege der Projektmanagement-Tools und das Reporting ist viel zu hoch. Ich komme als Projektleiter kaum noch zu meiner fachlichen Arbeit. Für die Planung fehlt die Zeit. Laufend kommen neue Zusatzanforderungen.“

Projektmitarbeiter: „Wir kennen weder die  Projektplanung, noch aktuelle Änderungen. Mit dem PM Tool arbeiten wir nicht. Das Projekt ist intransparent und dauernd fehlen Ressourcen.“

Mangelhaftes R/3 Projektmanagement

Viele Kunden beklagen, dass obwohl fast überall Projektmanagement (PM)-Standardsoftware im Einsatz ist, diese nur von wenigen Projektmitarbeitern bedient werden könnte. Die Nutzung ende meist bei der Meilenstein- und Terminplanung, fast nie existiere ein umfassendes Ressourcenmanagement und meist bliebe das Management von Schnittstellen, Risiken, inhaltlichen Zusammenhängen, etc. völlig auf der Strecke. Ressourcen-Probleme, inhaltliche Minderleistungen und eine allzu leichtfertige Bereitschaft auf Änderungswünsche der Fachabteilungen einzugehen, führten zu ausufernden Problemen bei R/3 Projekten.

Erhebliche Mehrkosten und Zeitverzögerungen sind die Folge, für die die Projektleiter zur Verantwortung gezogen werden. Andererseits hat niemand Zeit, tagelange Schulungen zu besuchen oder Unsummen für Software-Lizenzen auszugeben. Meist beklagen Manager und Projektmitarbeiter den enormen Aufwand für Projektreporting und Stundenerfassung.  

Im Lenkungsausschuss können problemlos kritische Projekte mit Status „Grün“ präsentiert werden, weil der Projekt-Überblick fehlt. Gezieltes kritisches Nachfragen durch die Verantwortlichen ist kaum möglich. Offene Aufgabenstellungen und fehlende Entscheidungen lähmen Projekte häufig über lange Zeiträume.   

Besonderheit R/3 Projektmanagement  

SAP R/3 Projekte verschlingen aufgrund ihrer Komplexität in Unternehmen jährlich Millionenbudgets. Sog. „Standard-SW“ muss mit teuren Beraterleistungen maßgeschneidert werden. Als Projektmanager zahlreicher Projekte habe ich Vorgehensmodelle und
-Inhalte über Jahre zusammengetragen und in einer, auch visuell besser wahrnehmbaren, Struktur im OPST abgebildet. Natürlich können weder alle R/3 Projekte, noch alle Unternehmensbesonderheiten standardisiert werden. Aber klare Strukturen und  Frage-Routinen helfen den Projektleitern. Habe ich an diese Abstimmung gedacht? Benötige ich an dieser Stelle mehr Ressourcen? Wie wirkt sich das auf meinen Zeitplan aus? Welche parallelen Projekte habe ich an dieser Stelle zu berücksichtigen? Was passiert wenn…?

Kann OPST auch in anderen Projekten eingesetzt werden?

OPST wird u. a. auch für die Steuerung von Forschungsprojekten in einem marktführenden Chemiekonzern genutzt. Sie können auch den Bau Ihres Eigenheims damit steuern.

Was ist das Besondere an OPST und was kann man sich darunter vorstellen?

OPST wird von den Projektmitarbeitern angenommen, weil es - einfach - ist. Es ist bei mehreren Unternehmen und einem deutschen Ministerium erfolgreich im Einsatz.

Ich wollte eine PM-Lösung entwickeln, die folgende Anforderungen erfüllen musste:

1.  Leicht bis selbsterklärend    anzuwenden.

2.  Nutzen, was alle schon kennen: Excel und Word!   

3.  Schulungsaufwand 0-max. 1,5 h.

4.  Keine teuren Software Lizenzen. 

5. Alle Beteiligten (nicht nur der Projektleiter, auch Gremien-Mitglieder sowie alle  Projektmitarbeiter) sollen sich ihre Informations-Sichten einfach „online“ anlegen und abrufen können.

6.  Reduzierung des Reporting-Aufwandes.

7. Statt leerer PM-Tabellen sollen Strukturen vorgefunden werden, die das individuelle Geschäft des jeweiligen Kunden widerspiegeln

8. Checklisten für unerfahrene Projektleiter.

Der Kern des Erfolges liegt in einer sich auf Inhalte konzentrierenden Planung und  Realisierungsverfolgung. Textinhalte werden ausführlich und verständlich aber nur einmalig erfasst und dann nur noch fortgeschrieben. Reports werden aus dem gleichen Dokument "mit wenigen Klicks" selektiert. Die Projektdokumentation entsteht als Nebenprodukt. In einem Projekt Master Report schaffen „sprechende Nummerierungen“ endlich klare Strukturen. Risiken und kritische Fragen werden durch den Vergleich weniger Eckdaten offensichtlich. Betroffene werden zu Beteiligten, Entscheidungsträger kommen in die Pflicht.  

Die Erfolgsformel:

Der heutige Aufwand für Ihr Projektmanagement

+ Mehraufwand für OPST für qualitativ bessere Informationen (Planung/Berichterstattung)
- Reduzierung des Reportingaufwands
- 80% der Besprechungs-/Ergebnisprotokolle
- Aufwand für Ressourcen-, Risiko- und Schnittstellenmanagement
- Aufwand für vermeidbare Konflikte

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= i. d. R. kein Mehraufwand ggü. vorher

+ Effizienzsteigerung in der täglichen Projektarbeit und deutliche Qualitätsverbesserung im Projektmanagement
+ Einsparungen externer/interner Ressourcen

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= Ihr Vorteil

Die OPST Methode beinhaltet ein erprobtes Change Request Verfahren, Templates,  einfache Methoden um die Projekt Email-Flut in den Griff zu bekommen und gibt Beispiele für eine ordnungsgemäße Projektdokumentation. Ferner erhalten Sie Tipps für die aufwandsarme Erstellung des Projekt Master Reports.

 

Wie würde OPST in Ihrem  Unternehmen/im Projekt eingeführt?

Zunächst würden Interviews/Workshops zu einem oder mehreren, für Ihr Unternehmen passenden, Vorgehensmodellen führen. Diese würden im OPST und im Projekt Master Report (PMR = späterer Statusbericht) übertragen. Bei Bedarf kann ich auch auf Zeit den Aufbau und die Leitung von Projektbüros bzw. einem zentralen Projektmanagement anbieten.

 

Was müsste investiert werden?

Ich biete Ihnen Methoden-Know how bzw. die Implementierung dieses neuen Verfahrens an und möchte ausdrücklich keine Software verkaufen. Sie benötigen keine Programmierleistungen. Ihre Mitarbeiter benötigen nur Excel- und Word-Kenntnisse.  

Die Investitionen lagen bisher immer weit unter denen der „Standardprodukt-Lösungen“. Die Akzeptanz durch die Mitarbeiter in den Projektteams war bei jedem Kunden enorm hoch und wurde z.B. über gemeinsame Planungsworkshops mit OPST erreicht. Sie investieren in Beratungsleistungen je nach Komplexität Ihres Geschäfts + eine Einmalzahlung für die Nutzung dieser Methoden (ein Bruchteil üblicher Lizenzkosten).

Der Return-on-Investment war bisher nach jedem Einsatz überzeugend.

 

Gibt es Excel-Grenzen?

Es wurden SAP Projekte mit mehreren hundert Projektmitarbeitern in einer Vielzahl von Teilprojekten erfolgreich abgebildet. Verdichtungen erfordern erfahrungsgemäß nur einen Bruchteil der Gesamtdaten. Exceldaten sind datenbankfähig.

Ich biete Ihnen Methoden und Tool Know how bzw. die Implementierung dieses neuen Verfahrens an und möchte Ihnen keine Software verkaufen. Ferner benötigen Sie keine Programmierleistungen, da Ihre Mitarbeiter eine Projektplanung direkt selbst anlegen können.

Die Kosten liegen weit unter den vorgenannten Standards. Die Akzeptanz durch die Mitarbeiter in den Projektteams war bein jedem Kunden enorm.

Ich würde auch interimistisch den Aufbau und die Leitung von Projektbüros bzw. einem Zentralen Projektmanagement übernehmen, bis Methoden und Anwendungen richtig laufen.

Wenn Sie Interesse haben, stelle ich Ihnen die Grundidee gern in einem persönlichen, für Sie völlig unverbindlichen Gespräch vor.